チラシは多く刷るほどお得？余りと追加発注まで考える部数の決め方

配布先ごとに必要量を足し上げる

部数は見積画面の割安な段から選ぶ前に、店頭、同封、手渡しなど配布先ごとに計画を作ります。どこへ、いつまでに、誰が、何部届けるかを書き、補充の担当も決めましょう。来店者数と配布数は必ずしも同じではありません。過去の配布記録がなければ、まず短い期間の実数を取り、配布できる根拠のない大量発注を避けます。配布先の許可や受入可能部数も、印刷前に確認します。

多く刷る案と分けて刷る案を比べる

まとめて刷ると発注一枚単価が下がる場合がありますが、総支出と使い残しも見ます。価格改定、イベント日、営業時間、QRのリンク先に変更が見込まれるなら、在庫を長く持つほど改版の影響が大きくなります。一方、小分け発注では送料や制作・確認の手間、短納期料金が増える可能性があります。同じ最終部数を一括で頼む案と、複数回に分ける案の総額を比較し、配布期限に間に合う条件で判断してください。

補充の合図を日数と残数で決める

追加発注を前提にするなら、在庫がゼロになってから動くのでは遅れます。一日あたりの実際の配布数と、再入稿・印刷・配送に必要な日数を見て、補充を判断する残数を決めます。注文履歴の仕様を使う場合も、日付や価格の変更、現在選べる紙、納期を再確認します。前回のデータがそのまま使えると決めつけず、版番号と最終PDFを照合し、古いクーポンが混ざらない保管方法にします。

終わったら実配布で振り返る

配布期間の終了後は、発注数、実配布数、残数、廃棄・改版理由を記録します。売上や問い合わせが増えても、チラシだけの効果と断定せず、期間や他の告知の有無もメモします。QRやクーポンで反応を把握するなら、顧客の個人情報を必要以上に集めない設計を選びます。次回は印刷単価だけでなく、配り切れた割合と補充にかかった手間も参考に、部数を少しずつ調整しましょう。

• 配布先・期間・担当・部数を一枚にまとめる
• 改版予定と残部数を定期的に確認
• 発注単価と実配布一枚あたりの費用を分ける

「置いた数」と「渡った数」を分ける

店頭に100部置いても、100部が読者へ渡ったとは限りません。置いた日、補充数、回収時の残数を記録し、持ち帰られたと見込める量を把握します。破損や移動もあり得るので、減った部数をすべて反応数と扱わないこと。手渡しや商品同封は実施数を記録し、配布経路ごとに次回の必要量を計算します。配布先へ補充を依頼する場合は、負担にならない連絡方法も決めます。

• 有効期限までの残り日数と現在の配布速度で必要量を見直す
• 新旧の版は箱を分け、配布担当が区別できる表示を付ける

追加で安くなる一枚と、増える支出を比べる

見積りは少部数案と大部数案の総額差を見ると判断しやすくなります。追加で払う額を追加部数で割る計算もできますが、使う予定がなければ割安でも支出増です。次の再印刷までに必要な量と、内容が古くなるまでに配れる量の小さい方を目安に考え、根拠のない買い足しを避けます。保管スペースや配布担当が確保できない分も、計画に入れません。

注文履歴があっても、印刷データが残るとは限らない

グラフィックは通常、入稿データを印刷後に破棄し、増刷でも新規注文と再入稿が必要と案内しています。注文履歴があるから前回の完成データをいつでも取り出せる、とは考えません。編集用の原本、入稿した最終PDF、注文仕様を自分でも保管しておくことが、再発注の準備になります。

同社にはオフセット品質限定のデータストックオプションがあり、指定データを13か月無料で保管する案内があります。デザインサービスを使った注文には別の保管・再注文条件があります。どの注文でも自動保存されると読み替えず、自分の注文が対象か、保管期限がいつか、修正がある場合の扱いを確認してください。

補充の予定表へ、在庫確認日と一緒に「最終PDFの保存先／版番号／再入稿の要否／保管期限」を入れます。データが見つからない場合は古い紙を撮影してそのまま増刷せず、制作担当の原本と注文記録を探すところから始めます。残部が正しく使用できる間に原本の所在を確かめれば、不要な再制作依頼を避けられます。

• 増刷でも価格・営業時間・QR先の校正を省略しない
• 保管サービスがあっても自分の編集用データを失わない
• 別担当への引継ぎは注文番号だけで終えない