新規掲載：2026.10.18。各節に公式資料の出典と確認日を記載しています。
名簿の対象件数を確定してから、完成した郵便物までの工程を発注します。
自分に近い条件から、進める。
少ない件数を一度だけ送りたい
自分たちで宛名を書いて差し出す案と、印字だけ外注する案の作業時間を比較します。
ここは注意人手で行う場合も、送付停止の反映と封入物の取り違え確認は必要です。
大量の案内状を期限までに出したい
印刷、印字、封入、封緘、郵便局への差出しのどこまでを依頼するか指定して見積もります。
ここは注意「納品」が店への配送か郵便物の差出し完了かを言葉だけで済ませず確認します。
宛名ごとに同封物が違う
名簿と同封物の組合せを示し、個別の照合工程に対応するか窓口へ相談します。
ここは注意全員同じ内容のDMと同じ仕様として発注しないようにします。
刷る枚数ではなく、送付対象の確定数から始める
顧客台帳からそのまま全件を書き出す前に、今回の案内を送ってよい対象かを責任者が確認します。既に送付を止めた人、転居先が不明な人、同じ宛先が重なる人を整理し、除外した理由を元台帳へ戻せる形にします。氏名と住所が同じだからと、世帯単位の案内を本人向け通知に勝手にまとめないことも大切です。
管理用には「元の件数、対象外、重複の確認待ち、確定した発送件数、店の控え」を別に置きます。仮に元台帳500件でも、宛名の確定が480件なら、500通送る前提の印字注文とは違います。この数字は工程説明用の例です。名簿の整理で必要量が減るなら、先に大量印刷してから行き先を探す方法より無駄を抑えられます。
- 名簿の版と確定日を付ける
- 印刷予備と発送する宛名数を分ける
この節の公式資料確認：2026-10-18
デザインの校正と、宛名の校正を別に行う
グラフィックのDM・封筒向け宛名印字はExcelやCSVの入稿を案内し、印字方式も選べます。デザインPDFが完成していても、宛名用データが整ったことにはなりません。依頼先のテンプレートと列の指定を使い、郵便番号、住所、建物名、宛名、敬称などを指定どおりに分けます。不要な購入履歴や個人的なメモは発送用ファイルへ含めません。
出力前後に、先頭が0の郵便番号、長い建物名、空欄の行、会社名と個人名がある行など、崩れやすい代表行を原本と照合します。表の見た目ではなく、実際に送るファイルを開き直して確認します。文字化けや行ずれがあれば自己流で列を足し直す前に入稿先へ相談し、修正後は件数と版番号を更新してください。
- 確認用のサンプルは架空の宛名で作る
- 実名簿の送付先と指定された受渡し方法を確認
この節の公式資料確認：2026-10-18
宛名印字と郵便局への差出しを区切る
見積りの依頼には、印刷、宛名印字、ラベル貼付、封入、封緘、切手等の扱い、郵便局への差出しを一行ずつ並べます。グラフィックもこれらを別のメーリングオプションとして案内しています。「宛名付きで納品」が店へ届くことなのか、各受取人へ送る工程までなのかを確認し、担当の空白を残しません。
はがきで送る場合は印刷商品の呼び名だけで郵便区分を決めず、完成品の寸法と重さを確認します。日本郵便の通常はがきの基本条件は長さ14～15.4cm、幅9～10.7cm、重さ2～6gです。これだけで全要件を満たすとは限らないため、特殊な形・加工・貼付物があるなら宛名面や材質を含めて窓口へ相談します。郵便料金は確定仕様に合う見積りで確認します。
- 印刷完了日、差出し予定日、受取側への到着見込みを分ける
- 郵便割引は件数と差出条件が確定してから比較
この節の公式資料確認：2026-10-18
名簿を渡す前と、戻ってきた後を決める
宛名には個人情報が含まれるため、渡す列、受取先、作業目的、受渡し方法、保管や削除の扱いを責任者が確認します。印刷会社の個人情報方針が公開されていても、自分の注文でデータがいつまで残るかを推測しません。確認用メールやチャットへ名簿全体を添えるのではなく、指定された方法で必要なデータだけを渡します。
差出し後は、発送件数の報告、戻り郵便の受取先、住所不明などの結果を誰が台帳へ戻すかを決めます。戻った封筒を放置すると、次回も同じ宛先へ印刷と郵送を繰り返します。終了時には発送数と除外数、未発送理由を照合し、次回へ残すのは必要な結果だけにします。名簿の削除を行う場合も店の管理方針と契約に従い、原本を誤って消さないよう区別してください。
- 不達時の報告形式と戻り先を発注前に確認
- 宛名データの保管条件は注文単位で確認
この節の公式資料確認：2026-10-18
うまくいかない時の、戻り方。
CSVを開いたら郵便番号の先頭が消えた
元の台帳を保持したまま、受入形式と列の型を確認して作り直します。失われた桁を一律に足さず、原本との照合と再出力を行います。
印字済みのDMが店に届き、まだ発送されていない
発注書で納品先と差出し作業の範囲を確認します。責任者が現在の進行状況と追加対応の費用・日程を窓口へ照会し、同じ宛名で別注文を重ねないようにします。